Politique de confidentialité relative à l’enregistrement des réunions Teams

Nous souhaitons vous informer que la réunion sera enregistrée afin d’être utilisée à des fins internes ou externes, notamment à des fins de documentation. En participant, vous acceptez que nous puissions traiter vos données personnelles, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre image et votre voix (dans la mesure où vous contribuez par l’image ou le son).

Organisme responsable :

Hilscher Gesellschaft für Systeminformation mbH
Rheinstraße 15
65795 Hattersheim
Téléphone : +49 (0) 6190 9907-0
Fax : +49 (0) 6190 9907-50
E-mail : info@hilscher.com
Le délégué à la protection des données de l’entreprise peut être contacté à l’adresse ci-dessus ou à l’adresse privacy@hilscher.com .

1 Informations générales
Les informations suivantes relatives à la protection des données vous informent sur le traitement des données dites personnelles dans le cadre de l’enregistrement de la réunion :

2 Collecte et traitement des données
Lorsque vous participez à une réunion Teams, nous traitons les données personnelles que vous utilisez pour vous inscrire à cet événement (données d’inscription). Selon l’événement, il peut s’agir de votre nom, de votre adresse e-mail et, le cas échéant, de l’entreprise pour laquelle vous participez.
Toutes les données de contenu sont également enregistrées. Cela inclut les données généralement générées lors de l’utilisation du système de visioconférence, notamment le contenu des transmissions d’image et de son, la participation active dans la fonction de chat ainsi que le partage de documents.

3 Divulgation
Vos données personnelles ne seront pas transmises à des tiers à des fins commerciales.
Nous ne transmettons vos données personnelles qu’aux autres participants à la réunion ainsi qu’à nos fournisseurs de services cloud ou à d’autres tiers qui nous assistent dans l’organisation ou la tenue de la réunion.
Si vous activez votre caméra et/ou votre microphone, les données d’image et/ou de son seront transmises à tous les autres participants à l’événement de visioconférence. Il en va de même pour les données et contenus que vous partagez via la fonction de chat ainsi que pour tous les documents que vous partagez.

4 Base légale
Nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a) du règlement général sur la protection des données (RGPD).

5 Durée du stockage
Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux fins de l’enregistrement ou conformément aux exigences légales ou contractuelles.
Vos données seront supprimées dès qu’elles ne seront plus nécessaires à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées.

6 Droits des utilisateurs

Les utilisateurs disposent des droits suivants concernant leurs données :

• le droit d’accès (art. 15 du RGPD)
• le droit de rectification (art. 16 du RGPD) ou d’effacement (art. 17 du RGPD)
• le droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD)
• le droit à l’information (art. 19 du RGPD)
• le droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD)
• le droit de s’opposer au traitement (art. 21 du RGPD)
• le droit de retirer la déclaration de consentement en vertu du droit de la protection des données
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle conformément à l’art. 77 du RGPD

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir en nous envoyant un e-mail à l’adresse privacy@hilscher.com. Dans ce cas, nous supprimerons vos données personnelles, sauf si nous sommes légalement ou contractuellement tenus de les conserver ou si nous en avons besoin pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice.

En outre, les utilisateurs ont la possibilité d’adresser leurs demandes et réclamations :

• au délégué à la protection des données de Hilscher via les coordonnées indiquées ci-dessus
• aux autorités de contrôle.

Si vous avez besoin d’aide ou avez d’autres questions, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse privacy@hilscher.com

Vous trouverez de plus amples informations sur notre politique de confidentialité à l’adresse suivante : https://www.hilscher.com/de/legal/datenschutzerklaerung

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Datenschutzerklärung zur Aufzeichnung von Teams-Meetings

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir das Meeting aufzeichnen werden, um es für interne oder externe Zwecke, insbesondere Dokumentation, zu nutzen. Mit Ihrer Teilnahme erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, wie z.B. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Bild und Ihren Ton (soweit Sie Bild oder Ton einbringen werden) verarbeiten dürfen.

Verantwortliche Stelle:

Hilscher Gesellschaft für Systeminformation mbH
Rheinstraße 15
65795 Hattersheim
Telefon: +49 (0) 6190 9907-0 Fax: +49 (0) 6190 9907-50 E-Mail: info@hilscher.com
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist unter der oben benannten Anschrift, beziehungsweise unter privacy@hilscher.com erreichbar.

1 Allgemeine Informationen
Die folgenden Datenschutzhinweise informieren Sie über die Verarbeitung sogenannter personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Aufzeichnung des Meetings:

2 Datenerhebung- und -verarbeitung
Wenn Sie an einem Teams-Meeting teilnehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, mit denen Sie sich für diese Veranstaltung anmelden (Anmeldedaten). Dies sind je nach Veranstaltung Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. die Firma, für die Sie teilnehmen.
Zudem werden anfallende Inhaltsdaten erfasst: Daten, die bei der Nutzung des Videokonferenzsystems typischerweise entstehen, insbesondere Inhalte der Bild- und Tonübertragung, der aktiven Beteiligung in der Chatfunktion sowie das Teilen von Dokumenten.

3 Weitergabe
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu kommerziellen Zwecken findet nicht statt.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur an die anderen Teilnehmer des Meetings sowie an unsere Cloud-Anbieter oder andere Dritte weitergeben, die uns bei der Organisation oder Durchführung des Meetings unterstützen.
Sofern Sie Ihre Kamera und / oder das Mikrofon aktivieren, werden Bild- und/oder Ton-Daten an alle anderen Teilnehmer der Videokonferenz-Veranstaltung übermittelt. Das Gleiche gilt für die von Ihnen in der Chatfunktion geteilten Daten und Inhalte und etwaige geteilte Dokumente.

4 Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

5 Dauer der Speicherung
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie es für die Zwecke der Aufzeichnung erforderlich ist oder wie es gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben ist.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

6 Rechte der Benutzer
Benutzer haben folgende Rechte in Bezug auf ihre Daten:

• das Recht auf Auskunft, (Art. 15 DSGVO)
• das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung, (Art. 17 DSGVO)
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (Art. 18 DSGVO)
• das Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)
• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, (Art. 21 DSGVO)
• das Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine E-Mail an privacy@hilscher.com schicken. In diesem Fall werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, soweit wir nicht gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet sind, sie aufzubewahren oder sie für die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen benötigen.

Ferner haben Nutzer die Möglichkeit, Anfragen und Beschwerden zu richten an:

• den Hilscher Datenschutzbeauftragten unter den oben beschriebenen Kontaktmöglichkeiten
• die Aufsichtsbehörden.

Sollten Sie dabei Unterstützung benötigen oder anderweitige Fragen haben, dann kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail unter privacy@hilscher.com

Weitere Informationen zu unseren Datenschutzrichtlinien finden Sie unter: https://www.hilscher.com/de/legal/datenschutzerklaerung